REGULAMIN

Sympozjum „HYDROPREZENTACJE XXIII 2020”

wraz ze zmianami wprowadzonymi w dniu 13.03.2020 r.  dokonanymi na podstawie pkt IV ust. 7 Regulaminu

 

I. Postanowienia Ogólne

  1. Inicjatorem Konferencji ”HYDROPREZENTACJE XXII 2020” jest, Stowarzyszenie Wodociągowców Województwa Śląskiego oraz Śląska Rada Naczelnej Organizacji Technicznej Federacja Stowarzyszeń Naukowo Technicznych w Katowicach.
  2. Organizatorem Konferencji odpowiedzialnym za sprawy organizacyjne, techniczne, merytoryczny program Konferencji oraz rejestracji uczestników jest GRUPA PRC HOLDING Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach.
  3. Celem Konferencji jest przede wszystkim zapoznanie przedstawicieli spółek wodociągowych z aktualną sytuacją tematyce wodno-kanalizacyjnej oraz wymianie doświadczeń. Program konferencji dostosowany jest do potrzeb rynkowych i wyzwań w obszarze  wodno-kanalizacyjnym, przed którymi stają spółki w codziennej pracy.
  4. Organizator własnym staraniem pozyskuje Partnerów Konferencji. Środki na organizację konferencji Organizator pozyskuje z wpłat sponsorskich oraz odpłatności za udział w konferencji od jej Uczestników.
  5. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

Regulaminie – należny przez to rozumieć niniejszy regulamin Konferencji;
Rejestracji – należy przez to rozumieć formularz rejestracji zgłoszenia do udziału w konferencji.
Rejestracja dostępna jest pod adresem www.hydroprezentacje.pl

Konferencji – należy przez to rozumieć konferencję ogłoszoną zgodnie z niniejszym Regulaminem;

II. Zasady udziału w konferencji

  1. W Konferencji mogą brać udział wyłącznie:
    • Zarządy i pracownicy Spółek Wodociągowych;
    • Pracownicy Spółek Samorządowych;
    • Pracownicy Instytucji i Organizacji Samorządowych.
  2. Uczestnictwo w Konferencji wymaga rejestracji online i uiszczenia opłaty, zgodnie z wybranym pakietem konferencyjnym według specyfikacji zmieszczonej na stronie rejestracyjnej www.hydroprezentacje.pl.
  3. Organizator roześle drogą elektroniczną informację o organizowanej Konferencji. Wraz z informacją o Konferencji Organizator wyśle komunikat dotyczący elektronicznej rejestracji na stronie www.hydroprezentacje.pl
  4. Formalne zgłoszenie i potwierdzenie udziału w Konferencji dokonuje się poprzez opłacenie kosztów uczestnictwa w Konferencji.

III. Rezygnacje

REZYGNACJĘ z udziału w Konferencji należy zgłaszać pisemnie (wysyłając informację faksem lub pocztą elektroniczną) i potwierdzić telefonicznie. W przypadku złożenia rezygnacji z udziału po 1 marca 2020 r. opłata nie będzie zwracana, z zastrzeżeniem warunków  zamieszczonych poniżej.

Z uwagi na nadzwyczajne okoliczności spowodowane epidemią koronawirusa SARS-CoV-2, przez Światową Organizację Zdrowia (WHO) w dniu 11.03.2020 r.  zakwalifikowaną również jako pandemia, rekomendacje organów rządowych oraz sanitarnych w wyniku których, Organizator podjął decyzję o odwołaniu Konferencji w dniach 25 – 27 marca 2020 r. oraz wskazał nowy planowany termin Konferencji w dniach 12 – 14 października 2020 r. termin rezygnacji z udziału w Konferencji dla Uczestników, którzy rejestracji dokonali przed dniem 1 marca 2020 r. wyznacza się do dnia 14 kwietnia 2020 roku. Rezygnację z udziału w Konferencji należy zgłaszać pisemnie (wysyłając informację faksem lub pocztą elektroniczną) i potwierdzić telefonicznie. Jednocześnie z uwagi na wykonanie przez Organizatora wszystkich czynności organizacyjnych przed dniem zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności oraz poniesionych i nie możliwych do odzyskania przez Organizatora kosztów organizacji Konferencji – tj. zapłat zadatków, zaliczek, przedpłat związanych z miejscem organizacji Konferencji oraz wydarzeń w trakcie Konferencji, w przypadku złożenia rezygnacji przez Uczestników, którzy zgłoszenia uczestnictwa dokonali przed dniem  marca 1 marca 2020 r. organizator zwróci 50% (połowę) kwoty wniesionej opłaty, na podstawie zaakceptowanej przez dokupującego zgłoszenia uczestnika faktury VAT korekty.

IV. Postanowienia końcowe

  1. Pierwotny termin rejestracji do udziału w Konferencji upłynął z dniem  15 marca 2020 r. Z uwagi jednak na zmianę terminu Konferencji na dzień 12 – 14 października 2020 r. Organizator informuje o możliwości składania nowych zgłoszeń rejestracyjnych do dnia 27 września 2020 r. (nowe zgłoszenia). Formularze nowych zgłoszeń należy przesyłać na adres mailowy: Hydroprezentacje@prc.pl. Rezygnacja z udziału w Konferencji przez Uczestników, którzy zgłoszenia udziału w Konferencji  dokonają w terminie po dniu 13 marca 2020 r. jest możliwa do dnia  27 września 2020 r.  Rezygnację należy zgłaszać pisemnie (wysyłając informację faksem lub pocztą elektroniczną) i potwierdzić telefonicznie. W przypadku złożenia rezygnacji z udziału nowych zgłoszeń  po 27 września 2020 r. opłata nie będzie zwracana.
  2. Organizator zarówno z własnej inicjatywy jak również na polecenie Inicjatorów, sponsora lub sponsorów jest uprawniony do odmowy rejestracji zgłoszonego uczestnika lub wykluczeniu z konferencji uczestnika już zarejestrowanego, w szczególności gdy zgłaszana osoba pozostaje poza kręgiem osób wymienionych w pkt. II ust. 1, a także z innych ważnych przyczyn.
  3. Dane osobowe Uczestników pozyskane przez Organizatora w procesie rejestracji oraz w związku z organizacją Konferencji będą przez Organizatora przetwarzane wyłącznie w celu odbycia konferencji. Wypełnienie i przesłanie Organizatorowi formularza  rejestracji  jest jednoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym formularzu zawartych.
  4. Administratorem danych osobowych Uczestników jest GRUPA PRC HOLDING Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Chłodnej 2.  Kontakt z Administratorem danych osobowych odbywa się pod adresem e-mail: hydroprezentacje@prc.pl lub telefonicznie pod numerem 530 559 608 Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji Konferencji. Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia Konferencji oraz przez okres jednego roku po jej zakończeniu. Podanie danych jest dobrowolne  jednakże ich niepodanie skutkować będzie odmową rejestracji Uczestnika. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorom: Hotel (w celach zameldowania i pobytu) Inicjatorzy Konferencji, Partnerzy Konferencji oraz inne podmioty zaangażowane w organizację Konferencji.  Administrator danych, zapewnia prawo dostępu do przekazanych danych, ich  Administrator nie odmówi żądani ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnik może także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób automatyzowany, działania). Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza teren Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej.
  5. Uczestnicy Konferencji wyrażają Organizatorowi zgodę na wykorzystanie w materiałach promocyjnych Konferencji dokumentacji zdjęciowej oraz nagrań audio i  wizualnych w celach promocji Konferencji w latach przyszłych.
  6. Wypełnienie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu Konkursu.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji prawnych i finansowych w stosunku do uczestników Konferencji.
  8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyduje organizator Konferencji.