REGULAMIN

Sympozjum „HYDROPREZENTACJE XXIV 2022”

z dnia 1.07.2022 r.

 

I. Postanowienia Ogólne

  1. Inicjatorem Konferencji ”HYDROPREZENTACJE XXIV 2022” (dalej Konferencja) jest, Stowarzyszenie Wodociągowców Województwa Śląskiego oraz Śląska Rada Naczelnej Organizacji Technicznej Federacja Stowarzyszeń Naukowo Technicznych w Katowicach (dalej Inicjatorzy).
  2. Organizatorem Konferencji odpowiedzialnym za sprawy organizacyjne, techniczne, merytoryczny program Konferencji oraz rejestrację uczestników jest GRUPA PRC HOLDING Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (dalej Organizator).
  3. Konferencja odbędzie się w dniach 19-21 października  2022 r. w hotelu Czarny Potok Resort SPA & Conference w Krynicy Zdroju.
  4. Celem Konferencji jest przede wszystkim zapoznanie przedstawicieli spółek wodociągowych z aktualną sytuacją w tematyce wodno-kanalizacyjnej oraz wymiana doświadczeń. Program konferencji dostosowany jest do potrzeb rynkowych i wyzwań w obszarze  wodno-kanalizacyjnym, przed którymi stają spółki w codziennej pracy.
  5. Organizator własnym staraniem pozyskuje Partnerów Konferencji. Środki na organizację konferencji Organizator pozyskuje z wpłat sponsorskich oraz odpłatności za udział w konferencji od jej Uczestników.
  6. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

Regulaminie – należny przez to rozumieć niniejszy regulamin Konferencji;
Rejestracji – należy przez to rozumieć formularz rejestracji zgłoszenia do udziału w konferencji.
Rejestracja dostępna jest pod adresem www.hydroprezentacje.pl

Konferencji – należy przez to rozumieć konferencję ogłoszoną zgodnie z niniejszym Regulaminem;

II. Zasady udziału w konferencji

  1. W Konferencji mogą brać udział wyłącznie:
    • Zarządy i pracownicy Spółek Wodociągowych;
    • Pracownicy Spółek Samorządowych;
    • Pracownicy Instytucji i Organizacji Samorządowych.
  2. Uczestnictwo w Konferencji wymaga rejestracji online i uiszczenia opłaty, zgodnie z wybranym pakietem konferencyjnym według specyfikacji zmieszczonej na stronie rejestracyjnej www.hydroprezentacje.pl.
  3. Organizator roześle drogą elektroniczną informację o organizowanej Konferencji. Wraz z informacją o Konferencji Organizator wyśle komunikat dotyczący elektronicznej rejestracji na stronie www.hydroprezentacje.pl
  4. Formalne zgłoszenie i potwierdzenie udziału w Konferencji dokonuje się poprzez opłacenie kosztów uczestnictwa w Konferencji.
  5. Uczestnicy Konferencji przyjmują do wiadomości, że z przebiegu Konferencji będzie sporządzana relacja zdjęciowa oraz filmowa, w związku z czym Uczestnicy Konferencji wyrażają zgodę wykonywanie zdjęć oraz nagrywanie, jak również wyrażają zgodę na publikowanie własnego wizerunku umieszczonego na zdjęciach oraz materiałach wideo, w tym wypowiedzi głosowych, w materiałach promocyjnych Inicjatora Konferencji oraz Organizatora publikowanych w mediach, a w szczególności zaś w sieci Internet.

III. Rezygnacje

  1. REZYGNACJĘ z udziału w Konferencji należy zgłaszać wysyłając informację pocztą elektroniczną na adres hydroprezentacje@prc.pl i potwierdzić telefonicznie nie później niż 05 października 2022 r.
  2. W przypadku złożenia rezygnacji z udziału po 5 października 2022 r. opłata nie będzie zwracana, z zastrzeżeniem warunków  zamieszczonych poniżej w pkt IV.

IV. Zmiana terminu konferencji wskutek okoliczności niezależnych od organizatora i inicjatora.

  1. Z uwagi na utrzymujący się w dniu otwarcia możliwości rejestracji Uczestników stan zagrożenia epidemiologicznego, podmiot rejestrujący Uczestnika lub Uczestników, oraz Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że termin Konferencji może zostać zmieniony na późniejszy, oraz wyrażają zgodę na zmianę terminu Konferencji w sytuacji gdy przepisy prawa powszechnego na dzień planowanego pierwotnego terminu Konferencji zakazywać, uniemożliwiać lub w znaczny sposób utrudniać będą możliwość organizacji Konferencji w tym terminie.
  2. Organizator wraz z Inicjatorami dołożą wszelkich starań, ażeby kolejny termin Konferencji został ustalony niezwłocznie po uchyleniu zakazów będących podstawą przesunięcia pierwotnego terminu, o ile jednocześnie inne zakazy nie zostaną ustanowione.
  3. W sytuacji jednak gdy wskutek ww. okoliczności Konferencja nie zostanie zorganizowana najpóźniej do dnia 30.04.2023 roku Organizator poinformuje wszystkich zgłoszonych Uczestników wydarzenia drogą mailową.
  4. Z uwagi na okoliczność, iż Organizator od dnia otwarcia rejestracji Uczestników dokonywać będzie szeregu prac organizacyjnych w związku z czym poniesie również nie możliwe do odzyskania koszty organizacji Konferencji – tj. zapłaty zadatków, przedpłat związanych z miejscem organizacji Konferencji oraz wydarzeń w trakcie Konferencji, to w sytuacji gdy nadzwyczajne okoliczności uniemożliwią organizację Konferencji do terminu wskazanego w ust. 3 Organizator wystawi voucher uprawniający do uczestnictwa na Konferencji, która zostanie zorganizowana w roku 2023, oraz fakturę VAT z tytułu sprzedaży vouchera zgodną z kwotą dokonanych przez Uczestników opłat wniesionych wraz z rejestracją.
  5. Podmiot zgłaszający Uczestników oświadcza, że wraz z wysłaniem zgłoszenia rejestracyjnego – o którym mowa w pkt II ust. 2 niniejszego regulaminu, akceptuje postanowienia opisane powyżej, oraz nie będzie wnosić roszczeń do Organizatora z tego tytułu.

IV. Dane osobowe i postanowienia końcowe

  1. Organizator zarówno z własnej inicjatywy jak również na polecenie Inicjatorów, sponsora lub sponsorów jest uprawniony do odmowy rejestracji zgłoszonego uczestnika lub wykluczeniu z konferencji uczestnika już zarejestrowanego, w szczególności gdy zgłaszana osoba pozostaje poza kręgiem osób wymienionych w pkt. II ust. 1, a także z innych ważnych przyczyn.
  2. Dane osobowe Uczestników pozyskane przez Organizatora w procesie rejestracji oraz w związku z organizacją Konferencji będą przez Organizatora przetwarzane wyłącznie w celu odbycia konferencji. Wypełnienie i przesłanie Organizatorowi formularza  rejestracji  jest jednoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym formularzu zawartych.
  3. Administratorem danych osobowych Uczestników jest GRUPA PRC HOLDING Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Chłodnej 2.  Kontakt z Administratorem danych osobowych odbywa się pod adresem e-mail: hydroprezentacje@prc.pl lub telefonicznie pod numerem 530 559 608. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji Konferencji. Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia Konferencji oraz przez okres jednego roku po jej zakończeniu. Podanie danych jest dobrowolne  jednakże ich niepodanie skutkować będzie odmową rejestracji Uczestnika. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorom: Hotel (w celach zameldowania i pobytu) Inicjatorzy Konferencji, Partnerzy Konferencji oraz inne podmioty zaangażowane w organizację Konferencji.  Administrator danych, zapewnia prawo dostępu do przekazanych danych, ich  Administrator nie odmówi żądani ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnik może także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób automatyzowany, działania). Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza teren Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej.
  4. Uczestnicy Konferencji wyrażają Organizatorowi zgodę na wykorzystanie w materiałach promocyjnych Konferencji dokumentacji zdjęciowej oraz nagrań audio i  wizualnych w celach promocji Konferencji w latach przyszłych.
  5. Wypełnienie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu Konkursu.
  6. Uczestnicy wraz z dokonaniem rejestracji oświadczają, że zapoznali się z niniejszym regulaminem oraz akceptują jego treść, a w szczególności z zakresie zgód o których mowa w pkt. II pkt 5 Regulaminu.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji prawnych i finansowych w stosunku do uczestników Konferencji.
  8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyduje organizator Konferencji.